Notion 将动态数据库和富文本编辑器结合在一起，是理想的文档资料库。它能存放产品规格、公司政策、任务进程、项目总览、季度计划等文档，可以让你的安排一目了然。
一起为你的文档创建一个丰富的资料库吧！
在本指导中，你将会看到：
1. 创建新数据库
- 将新页面添加到你的工作区，并从灰度菜单中选择
Table（表格选项）。 - 命名数据库。如果需要，可添加 icon（图标）和 description（说明）。
2. 设置属性
添加一些帮助了解文档的属性。你需要考虑如何给文档进行排序和筛选。该例中包含以下属性：
- Created（创建） （
Created Time（创建时间））：文档的创建时间是？ - Created By（创建人） （
Created By（创建人））：谁创建了这个文档？ - Last Edited By（最后编辑人） （
Last Edited By（最后编辑人））：最近的更新是谁做的？ - Last Edited Time（最后编辑时间） （
Last Edited Time（最后编辑时间））：该文档上次更新是什么时候？ - Stakeholders（ 相关人员） （
Person（人员））：谁需要查阅文档？ - Status（状态） （
Select（选择））：文档在项目过程中哪一步？例如：是否需要采取措施？ - Type（类型） （
Select（选择））：你如何分类文档？
添加、编辑属性
- 点击表格顶部的
Properties（属性）。 - 点击现有属性的名称以对其进行编辑，或者点击
+ Add a property（新增属性）创建新属性。 - 命名属性。
- 在
Property Type（属性类型）下，选择想要的信息类型。 - 对每个属性重复此操作。
按计划定义属性值
Select（选择）这个属性，比如在本例中的 Status（状态） 和 Type（类型），你可以在创建模板和添加文档时，创建下拉选项。只需输入内容，然后点enter（进入）_ ****。如果需要，请选择与每个选项内容相匹配的颜色，如绿色表示_已完成** 。
- 对于
Person（人员）属性，你可以在工作区的成员之间进行选择。 每当你在文档中提到他们，他们都会收到通知。 Created Time（创建时间）、Created By（创建人）、Last Edited By（最后编辑人）和Last Edited Time（最后编辑时间）都是自动生成的。
3. 创建数据库模板
你的文档可能分为几种类型（如规格、流程等），每个文档都有共同的格式和功能。你可以给每种文档创建模板，而不是从头开始创建每个文档，并自动设置属性、标题等，让你能快速地开始。
- 在数据库的右上角，点击蓝色按钮
New（新建）中向下的箭头。选择+ New Template（新建模板），然后输入模板标题，比如 Project Overview（项目总览） 。 - 输入恰当的属性值，将应用到模板中所有文档。在下面的示例中，所有使用 Project Overview（项目总览）模板的文档都是提前把Project Overview（项目总览） 填充到 Type（类型） 属性中。
- 在模板主页面中，你每次创建这类文档，只需添加你想要呈现的内容。这类文档里可能包括文档大纲的标题，也许是目录表。
- 点击
← Back（后退）以保存并返回数据库。
4. 添加文档
从模板中创建文档
- 在数据库的右上角，点击蓝色按钮
New（新建）中向下的箭头，然后选择模板。 - 新文档将呈现各类属性和模板内容。
从头开始创建文档
- 点击表格右上角的
New（新建）按钮，以 Preview Mode（预览模式）打开空白页。 - 在预览模式下编辑文档，还可以点击左上角的
Open as Page（打开为页面）或者使用快捷键cmd/ctrl + enter展开文档。
5. 自定义视图
Notion 能以多种方式查看相同的数据——当然，这是最有用的功能。你可以选择以列表、看板、日历等形式查看文档，还可以根据需求对文档进行筛选或排序。 按属性筛选的列表视图，简单明了，让你的团队能快速轻松地浏览文档并查找相关 资料。
创建列表视图
Notion 的列表可以呈现清晰直观的数据，方便查看。你可以选择显示属性，比如文档的创建者，创建时间，标签等。
- 点击表格顶部的
+ Add a View（添加视图）。 - 输入列表名称，表明你是如何进行筛选。在该示例中，我们添加 Architecture Overviews （ 架构总览）视图筛选出Type （ 类型 ）属性，因此列表名称为“Architecture Overviews（架构总览）”。
- 选择
List（列表），并点击Create（创建）。
添加筛选
- 在列表顶部，点击
Filter（筛选），然后+ Add a Filter（添加筛选）。 - 选择要筛选的属性，以及要显示和隐藏的文档。在 Architecture Overviews （ 架构总览 ）视图中，我们筛选
Type（类型）Is（是）Architecture Overview（架构总览）的文档。
显示及整理属性
- 在列表顶部，点击
Properties（属性），然后切换要显示视图的属性。 - 拖放属性以对其重新排序。
6. 分享文档
- 如果想让工作区所有成员均可访问文档，请点击页面右上方的
Share（共享），然后打开Workspace Access（工作区访问）。
- 如果你想限制某个团队成员的访问权限，请点击页面右上角的
Share（共享），然后点击Invite a Person（邀请人员）。需要添加成员的电子邮件地址，才能成为协作者，然后分别选择他们的访问级别（即只读，仅注释）。
注意: 如果被邀请者没有现成的 Notion 账户，那么他/她将收到一封创建账号链接的电子邮件。
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